Stellenbeschreibung

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau suchen wir Sie am Standort Vivantes Klinikum am Urban zum nächstmöglichen Termin als

Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)

Freuen Sie sich auf

- Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
- Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
- Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
- Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
- Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
- Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
- Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
- Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
- Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
- Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
- Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
- Bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich

Wir wünschen uns

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie Excel, Word, Outlook
- Freundliche und positive Persönlichkeit
- Hohes Maß an Engagement, Teamgeist und Kommunikationsfähigkeit

Ihre Aufgaben

- Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe
- Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.)
- Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc.
- Stammdatenpflege im CAFM System
- Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine
- Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung
- Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.) d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung
- Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
- Zuständigkeit für die Beschilderung des Standortes
- Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden
- Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker/innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen
- Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und –Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

Rahmenbedingungen

- Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service
- Arbeitszeit 39 Wochenstunden
- Befristet mit Sachgrund bis vorerst 31.12.2024
- Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
- Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.

Ihre Fragen beantwortet
André Mnich
Technischer Standortleiter
Tel.: 030 130 22 4499

Bitte bewerben Sie sich auf die Referenz-Nr. VSG0043 über unser elektronisches Bewerbermanagement über den Stellenmarkt unserer Website: www.karriere.vivantes.de

Wir stehen für Chancengleichheit: Wir unterstützen daher ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.

BewerbenLink: https://jobs.vivantes.de/Vacancies/26688/Application/New/31?customer=5065

InseratLink: https://karriere.vivantes.de/unsere-berufe/26688/details